EVRAK İMHA VE ARŞİV YÖNETMELİĞİ
T.C.
ŞANLURFA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ ŞUSKİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ŞUSKİ
EVRAK İMHA VE ARŞİV YÖNETMELİĞİ
|
YÖNETMELİĞİN TARİFİ |
||
|
1 |
Yönetmeliğin Adı |
Şanlıurfa Su ve Kanalizasyon İdaresi GenelMüdürlüğü Evrak İmha ve Arşiv Yönetmeliği |
|
2 |
Hazırlayan Birim |
İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı |
|
3 |
Yönetim Kurulu KararTarihiveSayısı |
06/11/2014 tarih ve 2014/27 sayılı Yönetim Kurulu Kararı |
|
4 |
GenelKurulKararTarihiveSayısı |
28/11/2014 tarih ve 2014/014 sayılı Genel Kurul Kararı |
|
5 |
Yayımlandığı Gazete veYayımTarihi |
Gap Gündemi Gazetesi 18/12/2014. |
|
6 |
Yürürlük Tarihi |
28/11/2014 |
|
7 |
Revizyon No |
|
|
8 |
Tadilat No |
|
ŞANLIURFA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
EVRAK İMHA VE ARŞİV YÖNETMELİĞİ
GENEL HÜKÜMLER
Madde 1-
Şanlıurfa Su ve Kanalizasyon İdaresi Genel Müdürlüğüne ait muhafazasına lüzum kalmayan evrak vesaikin imha şekli ile bu işle ilgili komisyonların teşkilini kapsamakla birlikte; Yasa ve İdari yönden bekletilmesi gerekli arşiv malzemesinin düzeni bir şekilde saklanması için bu yönetmelik hükümleri uygulanır.
Madde 2-
Birinci maddede belirtilen imha edilecek arşiv malzemeleri ;
a) İdari, hukuk, ilmi veya teknik kıymetini kaybettiğine, muhafazasına lüzum kalmadığına ve evrak imha komisyonunca imha edilmesinde sakınca bulunmadığına karar verilen her çeşit vesika ve muameleli evrak,
b) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum kalmamış her türlü basılı evrak,
c) İlgili dairelerinde asılları mevcut olan suretler, dip koçanları ve buna benzer her türlü evrak,
d) Bu konu ile ilgili çıkarılacak kanun ve Bakanlar Kurulu kararlarında belirtilen diğer evrak.
EVRAK İMHA KOMİSYONLARI
Madde 3-
Komisyonların kurulması, görevleri ve çalışma esasları hazırlanacak bir yönerge ile belirlenir.
Madde 4-
Bu yönetmelikte bulunmayan hususlarda 6696 sayılı kanun ve bu kanundan sonra çıkartılacak kanun, tüzük ve yönetmelik hükümleri esas alınır.
Madde 5-
Hukuki değerini kaybetmiş, ticari hükümlere göre 10 yıl, İdari hükümlere göre 5 yıl saklanması gerekli evrak, makbuz, ödeme fişi, defterler ve her türlü dosya işlemi yapılarak yıl sonunda kendi arşivlerine kaldırılacaktır. Yukarıda belirtilen sürelerin bitiminde tüm evrak, makbuz, ödeme fişi defterler ve dosyalar Yazı İşleri Müdürlüğüne imha işlemleri yapılmak üzere teslim edilecektir.
Madde 6-
Yönetim Kurulu kararları ile ilgili dosya ve evrak Yazı İşleri Müdürlüğü arşivinde saklanacak, imha edilmeyecektir. Ancak, Yönetim Kuruluna görüşülmesi için sunulan tüm evrakın birer suretleri ilgili Dairelerce muhafaza edilecek, hiçbir şekilde Yazı İşleri Müdürlüğünden evrak istenmeyecektir.
Madde 7-
Dairelerce hazırlanıp gönderilen evrakın suretleri, yazıyı hazırlayan Dairenin ilgili Müdürlüklerince saklanacak ve istenildiğinde bu Müdürlüklerden temin edilecek, başka Müdürlüklerde suret bulunmayacaktır.
Madde 8-
Daire Başkanları ve bağlı Müdürlükler kendi bünyelerinde oluşturacakları arşivden sorumlu olup; Dairelerin arşivlerinde saklanacak evrakın listesi 3 nüsha olarak hazırlanacak, bir nüsha Daire Başkanlığında, bir nüsha Müdürlüğünde, bir nüsha sorumlusu tarafından muhafaza edilecektir.
Madde 9-
Dairelerin arşivlerinde bulunan evrak ve suretlerin tetkiki için diğer Dairelerce istenildiğinde Genel Müdürlük izni alınacaktır.
Madde 10-
Görevden ayrılan personelin üzerinde arşiv malzemesi varsa görevden ayrılmadan önce ilgili Daireye bu malzemeyi teslim edecektir. Bu durumda Dairelerin ilgili Müdürleri sorumludur.
Madde 11-
Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce bu konu ile ilgili çıkarılmış Yönetmelik, Yönerge, Yönetim Kurulu kararları, Genel Müdürlük emir ve genelgeleri yürürlükten kaldırılmıştır.
Madde 12-
Bu Yönetmelik (12) maddeden ibaret olup, Genel Kurulun kabulü tarihinden itibaren yürürlüğe girer.